4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNU AÇIK İHALE İŞ AKIŞ SUNUMU

İHALE ÖNCESİ : 

• UYARI : YAPILACAK İŞLEMLER EKAP ( ELEKTRONİK KAMU ALIM PLATFORMU ) ÜZERİNDEN YAPILACAKTIR.
• Oluru alınarak yaklaşık maliyeti onaylanan ihale için « İhale Öncesi» sekmesinden * İhtiyaç Raporu İşlemleri * menüsüne girilip ihtiyaç raporu oluşturulur. İhtiyaç raporu adına ihalenin adı girilmeli !!!
• Rapor oluşturulduktan sonra aynı sekmeden * İhale Kayıt * menüsüne girilip bilgiler eksiksiz doldurulup kaydedilecek. (Sayfanın en sonunda ilan süresi görülecektir. Bu süre ilanın süresinin hesabı dikkate alındığında ihale tarihi için önem arz etmektedir.) Yeni açılan sayfada * İKN AL * tıklanarak ihale kayıt numarası alınıp sağındaki * ihtiyaç raporu seç * menüsünden rapor ihaleye bağlanır.
• Mevcut sayfada * Yerli malı olma şartı aranan listesi *  ve * Fiyat farkı işlemleri * sekmeleri de doldurulur.
• İhaleye ait projeler,pursantajlar ve teknik şartnameler eklenip onaylanır.
• İdari şartname doldurulup onaylanır. Dikkat edilmesi gereken nokta onay verince 5.madde analiz sayısı uyarısı geldiğinde o maddeye dönülerek 1 sayısı girilip doküman onay verilir.
• İdari şartnamede ihale tarihi hesaplanırken ilanın EKAP tarafından onayı ve ilan parasının bankaya yatırılması ve ilanın yayınlanması süreleri dikkatli hesaplanmalıdır. Yerel gazete ve internet haber sitelerinde yayımlanması da göz ardı edilmemelidir.
• Aynı sayfada sözleşme maddeleri de doldurularak onaylanıp en sonunda     * Onayla * tıklanarak ilan onaylanır.
• Bu aşamadan sonra « İlan Hazırlama» sekmesinden bilgiler girilerek ilan EKAP ‘ a gönderilir. Bu sayfadan çıkmadan ödeme pusulası çıktı alınarak ödeme birimine elden teslim edilir.
• İlan EKAP tarafından kabul veya reddedildiğine ilişkin mail gelir. Olumlu geri dönüşlerde ödeme birimi ilanın ödeme evrağını sisteme girer. Gün içinde EKAP’tan sık sık kontrol edilerek ilan parasının yatıp yatmadığı izlenir.
• İlan parası yatmışsa * ilan durum izleme* menüsüne girildiğinde « ilanın sevk işlem formu bekleniyor.» uyarısı görünür. Sevk işlem formu bilgiler girilerek doldurulup gönderildikten sonra EKAP’tan ilanın yayım planına alındığı tarih maili gelir. Bu mail geldikten sonra « Hazır belgeler» kısmından ihale onay belgesi düzenlenip çıktı alınarak imzalanır.
• Aynı gün Ebys ( elektronik belge yönetim sistemi ) üzerinden Basın İlan Kurumuna ilanın yayımlanması yazısı gönderilir. Yazı sistemden gönderildikten sonra « ilanbis » sisteminden Basın İlan Kurumuna ilan metni ve diğer bilgiler eklenerek ilan gönderilir.
• İlanın EKAP üzerinden yayınlanmasını takiben 3 iş günü içerisinde ihale komisyonu EKAP üzerinden « İhale Öncesi» sekmesinden * İhale Komisyonu İşlemleri * menüsünden oluşturulur. Ayrıca komisyon görevlendirmesi Ebys üzerinden de yapılması zorunludur.
• Komisyonun kurulması üzerine 3 iş günü içerisinde ihale dosyası komisyona sunulup « Teslim Belgesi» düzenlenir.
• İlan EKAP’tan yayınlanınca « Sorgulama İşlemleri» sekmesinden * Kamu İhale Bülteni Arşivi * menüsünden ilan çıktısı alınıp dosyaya kaldırılır.
• EKAP ve yerel gazetede ilanı yapılan ihale için « İlan Tutanağı» düzenlenir.

İHALENİN YAPILMASI:

• İhale günü saatinde EKAP’ta « Teklif işlemleri» sekmesinden * E-teklif değerlendirme * menüsünden ihaleye başlanır.
• Teklif veren tüm istekliler ( şirketlerde müdür, yönetim kurulu üyeleri ve ortakları dahil ) « Sözleşme Öncesi» sekmesinden * Teyit Formu doldurma* menüsü ile yasaklı olmadıkları teyit edilir.
• Önce * Yaklaşık Maliyet Aç * tıklanır sonra bütün teklifler sırayla açılır.
• ** İhaleye hiç teklif gelmemesi halinde sistem yaklaşık maliyetin açılamayacağına dair uyarı verecektir. Bu durumda « ihale iptal» seçilerek * ihaleye teklif çıkmaması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi* seçeneği ile ihale iptal edilir. Dikkat !!! : İhale iptal edildiğinde sayfadan çıkmadan komisyon kararı oluşturulmalıdır. **
• Teklifler ve teminat mektupları uygun olan isteklilerin teklifleri uygun kabul edilerek 1.oturum sonlandırılır ve sistemde kayıtlı olan tutanaklar çıktı alınarak imzalanır. « ihale araçları» sekmesinden sınır değer tespit edilir.
• 2.oturumda tekliflerin detaylı incelemesi yapılır. Yeterlik bilgileri tablosu kontrol edilir ve yeterliliği uygun olan veya olmayan teklifler belirlenir.
• Sınır değer altında kalan firmalar belirlenir. İnternette sorgulanamayan belge var ise - « Tebligat İşlemleri» sekmesinden * Tebligat kayıt* ile tevsik edici belgeler istenir - yok ise en avantajlı 1. ve varsa 2. firma belirlenip oturum sonlandırılır.
• « Teklif İşlemleri» sekmesinden * Komisyon kararı oluşturma* ile karar yazılıp ıslak imzalı olarak komisyon üyeleri ve ihale yetkilisine onaylatılır. Bu işlemi yaparken            « Sözleşme Öncesi» sekmesinden * Teyit doldurma* menüsüne girerek Komisyon kararı sonrası firma teyidi yapılır. ( kanuni yetkilileri ile birlikte )
• Komisyon kararı ayrıca EKAP’ta İhale yetkilisi tarafından 5 iş günü  içerisinde onaylanır ve * tebligat kayıt* menüsünden *kesinleşen ihale kararı* teklif veren bütün isteklilere tebliğ edilir.
• İhale, gerekçesi belirtilmek suretiyle iptal edilecekse mevcut ihale sayfasında sağ tarafta « İhale İptal» tıklanarak seçeneklerden birisi seçilir ve ihale iptal edilir. İptal edilmesi halinde sistemden çıkılmadan komisyon kararı oluşturulur ve onaya gönderilir. Yanlışlıkla sistemden çıkılırsa « Platform İşlemleri» sekmesinden * Düzeltme İsteği Gönder * menüsünden iptal işlemi geri çekilir.
• «Teminat işlemleri» sekmesinden en avantajlı 1. ve 2. firma dışındaki isteklilerin geçici teminatları serbest bırakılır.
• İhale yetkilisi EKAP üzerinden Takasbank sistemine girerek bu teminatların serbest bırakılmasını onaylar.

İHALE SONRASI :

• 10 günlük itiraz süresince EKAP’ta şikayet olup olmadığı kontrol edilir,varsa düzeltici işlem ile gerekçeli olarak komisyon kararı tekrar yazılır ve yukardaki tebligat işlemleri tekrar edilir ve süre yeniden başlar.
• İtiraz yoksa ön mali kontrol gerektiren işlerde dosya Strateji birimine ön mali kontrol için gönderilir. Ön mali kontrol onaylanan ihale 3 gün içinde *Tebligat işleri* menüsünden istekli seçilerek sözleşmeye davet yazısı gönderilir.
• Onbindebeş KİK payı yatırılacaksa ( 2024 limit 4.152.385 TL ) İhale yetkilisi hesabından girilerek «Sözleşme öncesi» sekmesinden *onbindebeş tahsilatı giriş* menüsünden bilgiler girilerek ID oluşturulur. Bu ID sözleşmeye davet yazısında mutlaka belirtilmelidir.
• E-kesin teminat «Teminat İşlemleri» sekmesinden ilgili firma, tutar ve vade girilerek belirlenir. Sözleşme imzalayacak firma Takasbank üzerinden kendisine atanan bu bilgiler ile e-teminatını oluşturacaktır. En son yapılan düzenleme ile kesin teminat mektuplarının sadece elektronik olarak alınacağı belirlenmiştir. Fiziki kesin teminat mektubu kullanımı son bulmuştur. ( 15.03.2024 tarihli EKAP duyurusu )
• Sözleşme imzalanmadan önce «Sözleşme Öncesi» sekmesinden * Sözleşme Öncesi Teyit* menüsü ile firma ve yetkilileri için teyit alınacaktır.
• İhale yetkilisi hesabından «Sözleşme öncesi» sekmesinden * çevrimiçi tahsilat sorgulama* menüsü ile firmanın KİK payını tahsil ettiği teyit edilir.
• Sözleşme için gerekli evraklar dikkatle incelendikten sonra ( adli sicil kaydı Kamu ihale genel tebliği 17.5.3.1.2 md. – diğer evraklarda ihale tarihi itibarıyla ifadesi olmalı 4734 Kamu İhale Kanunu 10.md ) sözleşme imza altına alınır.
• Sözleşme imzalandıktan sonra en uygun 2. teklif sahibi firmanın kesin teminatı serbest bırakılır.
• 5 gün içinde yer teslimi yapılarak işe başlandıktan sonra SGK’ya ihale bilgilerini içeren yazı gönderilir.
• EKAP üzerinden « Sonuç İşlemleri» sekmesinden * Sonuç Formu* doldurulur, sonuç ilanı takip edilerek ilan edildikten sonra «Sorgulama İşlemleri» sekmesinden * Kamu İhale Bülteni Arşivi * tarih ve bilgiler girilerek sonuç ilanı çıktısı alınıp dosyaya koyularak iş sonlandırılır.

İSMAİL SELİM SALMAN

TRABZON ÜNİVERSİTESİ YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI

TEMMUZ 2024